■はじめに
近年、施設での遺失物管理業務は紙の台帳やExcelでの管理からデジタルシステムを活用したものへと移行が進んでいます。これは人手不足や施設利用者の増加により、従来までのアナログ管理が難しくなっているためです。そのような中で、遺失物管理システムの導入を検討する施設も増えてきていますが、どのような観点でシステムを選ぶべきか悩むことも多いのではないでしょうか。せっかくシステムを導入しても、現場でうまく使われない、導入後にもコストがかさむ、業務負担が逆に増えてしまうなどの問題が発生することがあります。本稿では、遺失物管理システムを選定する際の特に大事なポイントについて解説します。
■システム選定の重要ポイント４選
遺失物管理システムはニッチなシステムでありながら、ノーコードでカスタマイズ可能なものから、AIによる画像解析を行うもの、チャットでの問い合わせ対応が可能なものまで、多様な種類があります。自社に最適なシステムを選ぶためのポイントは以下の4点です。
１.使いやすさ
システムを使用するのは現場で業務にあたるスタッフです。年齢やITスキルの違いに関わらず、誰しもが直感的に操作できることが重要です。また、導入に関わった担当者が入れ変わることも考慮する必要があります。担当者が交替してもシステムがスムーズに運用され続けるためには、シンプルで使いやすいシステムであるかが重要なポイントとなります。遺失物管理のように頻繁に行われる業務は、現場への影響度も大きいため、慎重に検討しましょう。
２.業務運用の実現性
遺失物管理業務は多岐にわたります。拾得物の受付、問い合わせ対応、遺失物の返却手続き、警察への届出対応、保管状況の把握など、システムが業務全体を効率的にサポートできるか確認することが重要です。例えば、遺失物情報を検索できる機能だけでは、その他の業務において、紙の運用が残ってしまいます。警察届出書類はシステムで簡単に発行ができるか、異常時のアラート通知機能があるか、検索条件は十分かなど、理想とする運用がシステムで実現可能かを確認しましょう。AIやチャットなどの高機能も、実際の業務運用にどのように貢献するかを考慮し、必要性を判断しましょう。
３.運用変更への対応
管理業務の運用体制（例えば、保管期限・発見場所・保管場所等）は時間がたつと変わる可能性があるため、システムがそれに柔軟に対応できることが望ましいです。何か変更が発生する度にカスタマイズ対応をすると、ベンダーとのコミュニケーションコストやカスタマイズ費用がかさんでしまいます。導入後のコストを抑えるためにも、ユーザーが自由に設定を変更できるシステムを選ぶことが重要です。
また、ノーコードツールなど汎用性の高い製品を検討する場合には、システムをよく理解している導入推進者が不在になっても、運用し続けられるかどうかを確認しましょう。
４.価格が適切か
クラウドサービスの多くは月額課金制ですが、施設あたりの固定料金制、使用ユーザー数により価格が変動するID課金制、使用するデータ量によって価格が変動する従量課金制などがあります。固定料金制でない場合は、利用人数やデータ量に応じて価格が変動するため、運用するにあたっての価格を事前にしっかり把握し、予算に合ったシステムを選びましょう。安価であることを重視し過ぎて望ましい運用が実現できない、高機能・多機能であることを重視し過ぎて逆に運用に支障が出る、無駄な費用が発生し続けてしまう、ということが無いようにしたいですね。
■おわりに
遺失物管理システムを選定する際には、「高機能・デザインがいい・安い」といった基準ではなく、「現場で運用できるか」「理想の業務運用が実現できるか」を重視することが大切です。
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