忘れ物管理をエクセルからクラウドへ。
日帰り入浴や近接ホテル分もまとめて管理し
業務効率化とサービス向上を実現。

SPA & HOTEL舞浜ユーラシア様（千葉県）

導⼊サービス：遺失物管理システム

お客様の課題

ベイエリアの景観、テーマパークへのアクセス、そして温泉が魅力のSPA & HOTEL舞浜ユーラシア。近接するHOTEL ユーラシア舞浜ANNEXと合同でHOKURYO CONNECTの遺失物管理システムを活用し、ホテル業務のさらなる効率化とサービス向上を実現しています。

―HOKURYO CONNECT導入の経緯を教えてください。

当ホテルの客室数はHOTELユーラシア舞浜ANNEXも含めると452室。加えて日帰り入浴も年間20万人ほどの来場があるため、多いときで1日に50～60件ほどの忘れ物、落とし物が発生します。スタッフの負担軽減のため遺失物管理のクラウド化を検討しようと、2024年2月に東京ビッグサイトで開催されたホテル業界向けの展示会に足を運びました。そこで出会ったのが北菱電興さんです。デモ機でシステムの操作や機能について説明してもらい、「これなら当ホテルの課題が解決できそうだ」と興味を持ちました。そこからとんとん拍子で話しが進み、3月中旬のトライアルを経て導入を決定、5月から本番利用を開始しました。

―導入以前は、具体的にどのような課題があったのでしょうか。

以前は遺失物をエクセルでリスト化し管理していましたが、発見場所や特徴などを手作業で入力する必要がありました。エクセル管理では日にちでシートを分けるため、忘れた日、落とした日が明確でない場合、情報の照合に時間がかかります。また、登録しているのは文字情報だけで画像はないため、離れた倉庫に行って現物を確認する手間も生じ、お客様を3～4分ほどお待たせしてしまう、あるいは確認が長引いて折り返しの連絡が必要になるといった課題もありました。

ホクリョーリードによる提案と解決

決め手は「操作性」と「スピード感」

―当社のサービスを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

一番は管理画面の見やすさ、操作性の良さです。特にひと目で「誰が・いつ・どこで・何を」忘れたのか、「それが今どのような状況か」を把握できる点が良いなと思いました。設定関係も運用に合わせてスタッフ自身で変更できますし、操作が全般的に分かりやすい印象でした。
私たちは導入までのスピード感も重視していたのですが、北菱電興さんは初回説明後すぐにトライアル環境を用意してくれ、レスポンスの速さに驚きました。トライアルに機能制限がなく、本格導入と同じ仕様を体験できたことも安心材料になりました。

―当社担当者の対応はいかがですか。

導入にあたり、操作説明だけでなく、現場での運用確認も行って相談にのってくれたことが印象的でした。システムは入れて終わりではありません。業務運用を変える際は少なからず不安な点が出てくるものですが、直接こちらの思いや要望を伝えることができたので安心できました。システム稼働後は、実際に操作するスタッフから管理画面の配列など細かな要望が寄せられましたが、前向きに対応していただき感謝しています。

業務効率化により、お客様とスタッフのストレスを軽減

―システムの導入効果や使い勝手について教えてください。

特に問い合わせ対応における効果が大きいです。オンタイムで検索・画像による特徴の確認ができるようになって情報の照合や倉庫での現物確認にかかる時間が省け、お客様への返答にかかる時間を大幅に削減できました。スタッフが多忙な中で倉庫まで足を運んだり、お客様をお待たせしたりすることで感じる心理的な負担も軽減されたと思います。システムは画面も機能もシンプルなのでPCやタブレットに慣れていないスタッフも迷わず使えています。現場スタッフにもヒアリングをしてみたところ、「分かりやすく誰でも使える」と好評でした。

遺失物台帳画面　画像を見ながら遺失物の特徴を照合する

―今後貴社で取り組みたいことや当社への要望などがありましたらお聞かせください。

今回のシステム導入の成功を機に別の業務でもクラウド化を進めていきたいと考えています。特にさらなる業務効率化の面で、HOKURYO CONNECTの「修繕業務を支援するシステムをはじめとした様々なソリューション」に期待しています。当ホテルは、サービスを試し、「理想とする運用ができるか・効果があるか」を判断するスピードが速いと自負しています。今後も良いサービスを上手く活用しながらDX化を進めていきたいですね。