※本コラムは『ありそうでなかった「ホテル・旅館のための」修繕保守業務管理システム -施設管理業務の課題解決編-』と併せてお読みください。コラムはこちらをクリック。
宿泊施設の修繕保守業務とよくある課題
宿泊施設では、宿泊客に安全快適な施設を提供するため、日々の修繕保守業務が重要で欠かせません。しかしながら、私たちの経験上、修繕保守業務の運用に課題を抱えている施設様が多いのが実情です。修繕保守業務のよくある課題を以下にまとめます。
よくある課題１：情報共有が難しく進捗状況が分からなくなる
日々突発的に発生する修繕事項の対応について、気づいたら進捗が止まっていたというケースは多くあるのではないでしょうか。「メンテナンス業者に任せっきりで特に管理をしていない」「紙やExcelの台帳に記録管理している」いずれの場合も、施設スタッフ、施設管理部門、メンテナンス業者がやり取りしながら対応を進める中で、記録・連絡・情報共有の漏れが発生しやすいです。そのため、気づいたら進捗が止まっている、全体の進捗状況が分からない、記録や情報共有に手間がかかるという状況が発生し、結果として必要以上の期間の売り止めにつながったり、不備の放置により顧客満足度の低下につながる場合があります。
よくある課題２：メンテナンスの抜け漏れによりトラブルが発生する
定期清掃、定期点検、法定定年などの年間計画に従って進めるメンテナンス業務（保守業務）について、指摘事項の対応や是正処置を含めて、対応完了の有無をきちんと追いかけられていないケースが多く見受けられます。例えば、全客室のエアコンフィルターの清掃は、連泊などの事情により予定通り進まないことも多いでしょう。だからといって対応漏れが放置されると、かび臭くなったり、急に埃が吹き出すなどで宿泊客からのクレームや顧客満足度の低下につながってしまいます。また、特に機械設備関係では、メンテナンス時の指摘事項を放置すると、後に大掛かりな故障が発生し膨大な費用がかかる、営業そのものに影響するなど、重大な事態へと発展することもあります。
よくある課題３：情報の蓄積がうまくされず業務が属人化している
アナログ運用が多い修繕保守業務は、過去データを活用できるように情報の蓄積がされておらず、メンテナンス業者や施設管理部門の担当者に任せっきりになっているケースが多く見受けられます。過去の対応履歴、業者や専門部署情報（どのような場合に誰に相談したらいいか）、トラブル対応ノウハウなどがまとまっておらず、業務が属人化しているために、キーパーソンがやめてしまうと誰も業務運用が分からなくなり、施設運営に影響が出てしまう状態となっている施設も少なくありません。
効率化の重要性
人手不足の深刻化が進む業界においては、これまでよりスムーズで効率的な業務運用を前提に、上記の課題解決を目指す必要があります。紙やExcelでも多大な労力をかければ、上記の課題の一部は解決できるかもしれません。しかし、例えば写真を取り込んでExcelに貼り付けるだけでも手間が大きく、人手不足の深刻化や生産性向上が求められる中で、労力をかける運用は現実的ではありません。
「修繕保守ToDo管理システム」による課題解決
「修繕保守ToDo管理システム」は、前述のような課題を解決すべく企画開発されたシステムです。日々発生する修繕業務と計画的に行う保守業務について、それぞれに適した形での運用をサポートし、業務効率化や業務品質向上と合わせて施設様が安全快適な施設を提供し続けることへ貢献します。