※本コラムは『ありそうでなかった「ホテル・旅館のための」修繕保守業務管理システム -施設管理業務のよくある課題編-』と併せてお読みください。コラムはこちらをクリック。
修繕保守ToDo管理システムによる課題解決
「修繕保守ToDo管理システム」は、宿泊施設における修繕保守業務のよくある課題を解決すべく企画開発されたシステムです。（詳しくはこちらのコラムをお読みください『ありそうでなかった「ホテル・旅館のための」修繕保守業務管理システム -施設管理業務のよくある課題編-』）日々発生する修繕業務と計画的に行う保守業務について、それぞれに適した形での運用をサポートし、業務効率化や業務品質向上と合わせて施設様が安全快適な施設を提供し続けることへ貢献します。
修繕保守ToDo管理システムの主な機能
修繕保守ToDo管理システムには、主に以下のような機能があります。
修繕業務管理
換気扇で異音がする、エアコンの水漏れなど、突発的に発生する修繕タスクを管理できます。ステータスを追跡することで作業の進捗状況が明確になるほか、対応履歴が蓄積されることで、それらをノウハウとして活用することもできます。
保守業務管理
エアコンフィルター清掃、大浴場配管洗浄、消防設備点検など、年間計画に基づく保守タスクを管理することができます。どの客室まで作業が終わったのか、年間計画に対して実施漏れがないかなど、進捗状況を把握することができます。
計画案件
あらかじめ予算を確保して進める大規模な修繕事項を管理することができます。
客室カルテ
各客室の修繕履歴、保守履歴、備品情報などを確認できます。
システム導入によって変わる施設運営
システム活用により、修繕保守業務は以下のように変化します。
①進捗の共有/把握が楽になる
システム上に進捗状況などの情報が集約され、関係者（施設管理部門、客室管理部門、施設責任者、メンテナンス業者など）全員が閲覧することができるため、互いの確認や報告に要する負担が大きく軽減されます。
②対応の抜け漏れがなくなり、施設を安全かつ快適に維持できる
修繕保守に関してやるべきこと（ToDo）や進捗が明確に分かるため、作業の抜け漏れや滞りを防ぐことができ、施設を快適に維持することができます。また、日々のメンテナンスがきちんと行われることで、高額費用を伴うような重大なトラブルを防ぐこともできます。
③データやノウハウが蓄積され活用できる
システムを使う過程でデータ（故障件数や対応費用）やノウハウ（依頼した業者や金額、対応フローなど）が自然と蓄積されるため、それらを予算計画や業務の引継ぎなどに活用することができます。属人化の解消にもつながります。
担当者より
とあるホテル様の事務所に一歩足を踏み入れたときに、ひときわ目を引いた分厚い「修繕台帳」。業務に携わる様々な関係者がそれぞれの立場で課題を感じていること、その要因が業務運用にあること、そしてその課題に対する良い解決手段がないことを知ったのが、我々が修繕保守ToDo管理システムの企画開発に至ったきっかけでした。ヒアリングした中でも、非常に多くの施設様が修繕保守業務の運用に課題を抱えていました。このシステムが、人手不足が深刻化する中で現場の負担軽減につながり、宿泊客に安全快適な施設を提供し続けるこれからの宿泊施設運営を下支えとなることを目指したいと考えています。