複数端末で同時に遺失物の登録や確認作業ができる
クラウド環境を実現
紙台帳管理にありがちな“タイムロス”を解決

富山マンテンホテル様（富山県）

導入サービス：遺失物管理システム

お客様の課題

―導入のきっかけとなったのは、日経新聞の記事でした。

2023年9月頃でしたか、日経新聞に掲載されたホクリョーリードさんのホテル向け業務用クラウドサービスの記事を本部の経営陣が読み、「これは当ホテルの課題解決にちょうどいいのではないか」と興味を持ったんです。グループ全体の運用も見据える中で、規模も大きい富山マンテンホテルでまずは運用してみようとのことで、導入検討が始まりました。

―具体的にどのような課題があったのでしょうか。

富山マンテンホテルの客室数は約300室で、時期にもよりますが1日に20～30件程度の忘れ物が発生します。それまで遺失物は、分類ごとに用意された紙の台帳に記入して管理していましたが、人によって分類の認識が異なるため、同じ遺失物にも関わらず別の台帳に記載されていたり、手書きのため文字が判読できないということがありました。そのため、問合せ対応時にも遺失物の照合に時間がかかっていました。ホテル全体の業務効率化・きちんした管理体制の構築という観点から、遺失物管理業務の改善が重要課題として挙げられていました。

ホクリョーリード/北菱電興からの
提案と解決

スタッフ目線の“事前準備”と“段階的な運用移行”で、システムを導入

―システムのスムーズな導入に向けて工夫したことを教えてください。

システム導入に先だって、社内の担当者が遺失物名や分類の入力ルールをまとめ、周知を徹底しました。これによりシステムの検索機能をフル活用できるようになりました。

また、当ホテルでよくある忘れ物の上位20項目程度を初期設定することで現場のスタッフが使いやすい環境を整えました。運用開始時は、システムに不慣れなスタッフもいることから、最初の1か月間は従来のアナログ管理とシステムを並行して運用し、操作に慣れた2か月目からシステムに完全移行しました。段階的に運用を移行したことで、現場の混乱はほぼありませんでした。

【遺失物管理システムの管理画面】直感的に状況を把握できるインターフェースが特徴

登録・照合作業で導入効果を実感、“直感的に操作できる操作画面”に満足

―システム導入後、どのような点で業務効率化が進みましたか。

特に忘れ物の記録と照合にかかる時間が減りました。以前は誰かが台帳を使っていると、他の人は情報の記録や照合などができず、作業が滞っていました。システム導入後は、複数端末での作業が可能になりタイムロスが生じません。また、ボタンを押すだけで遺失物の検索ができ、複数の紙台帳を1ページずつめくって目視で記録をさかのぼる手間が不要になったという点も、現場で喜ばれています。

富山マンテンホテル様での実機使用例

―当社担当者の対応やシステムの使用感について、ご感想をお聞かせください。

システム導入後に一部トラブルがありましたが、営業担当の北村さんは対応のスピードも質も良く、特に不安を感じることはありませんでした。システムについては、操作画面が分かりやすく直感的に操作できる印象です。スタッフの年齢によって多少の差はあるものの、全体的にシステムへの順応は早かったと思います。

―今後貴社で取り組みたいことや当社への要望などをお聞かせください。

遺失物管理システムについては、ご紹介いただいた“警察届出機能”をぜひ使いたいです。

一方、遺失物管理に次ぐ当ホテルの課題は、客室設備のメンテナンス管理です。現状エクセルで管理していますが、情報の更新漏れがある、最新の情報が1か所に集約できていない、といったことが業務効率化の妨げになっています。北菱電興・ホクリョーリードさんの今後の提案に期待しています。

担当者のコメント

富山マンテンホテル様との業務効率化の一助になれていることを実感し、大変光栄に思っております。今後「警察への届出書類を自動出力できる機能」「お問い合わせ情報の管理ができる機能」のリリースも予定しています（2024年10月末）。今後も現場の方々にとって最適なサービスをお客様にご提供できるようシステムのアップデートに尽力して参ります。